关于印发《河北省省直房地产档案管理办法》的通知
冀档发[2008]44号 省直各单位： 为加强省直房地产档案管理，维护权利人的合法权益，更好地为省直房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定《河北省省直房地产档案管理办法》，现印发你们，请遵照执行。 二00八年六月三十日 河北省省直房地产管理办法 第一章总则 第一条为加强省直房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为省直房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《中华人民共和国物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。 第二条省直房地产档案(以下简称“房地产档案”)是指省直各部门、各单位在省直房地产权属登记、清理、整合、处置(分)及建设和日常使用维修管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体、不同形式的历史纪录的各种文件材料。 第三条本办法适用于省委各部门，省人大常委会办公厅，省政府各厅局、特设机构、直属机构、办事机构、直属事业单位、厅局管理的二级局，省政协办公厅，省高级法院，省检察院，省各民主党派、工商联和省各人民团体机关及省各驻外办事机构，及其所属单位(含省以下垂直管理系统，文中简称“各部 门、各单位”)房地产档案的管理。 第四条房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、统一管理、分级收集、分类归档、多套份存、授权使用的原则。 第五条省直机关事务管理局作为省直房地产管理主管部门(以下简称“主管部门”)，负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。 房地产档案工作接受省档案行政主管部门的业务指导。 第六条各部门、各单位负责房地产档案的收集、整理、归档、移交、分存、利用及监督检查本部门、本单位自存房地产档案工作。 第二章房地产档案收集、整理和归档 第七条各部门、各单位应建立健全房地产档案文件材料的收集、整理、归档制度。 第八条房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理及处置(分)档案。 权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更、注销及其他项登记等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。 建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造及拆除的工程项目建设过程中形成的文件材料。 使用管理档案是指房地产的调整、分配、出租、出借等日常使用管理过程中形成的文件材料。 房地产处置(分)档案是指在房地产的出售、出让和转让、交换、买卖、调拨、划拨等过程中形成的文件材料。 第九条房地产权属档案的归档范围包括： (一)房地产产权人的身份证明、法人代理人的身份证明、授权委托书、立项审批文件、征用土地方案批准文件、供地方案批准文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书(或许可证)、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程验收竣工报告、工程竣工验收备案书、国有土地使用证、房屋所有权证或有关部门出具的房屋土地来源证明材料等； (二)房屋拆除、拆迁批件及补偿安置协议书、联建、翻建扩建改造合同、房屋(土地)买卖合同、购房证明书、房产赠与书、房产析产协议书、征用地协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房地产调拨凭证、国有土地划拨决定书、土地出让(转让)协议书、有关部门批准抵押的文件、抵押合同、中介机构房产土地评估报告、有关房产土地转移的上级批件或会议纪要、判决、裁决、仲裁文书等； (三)房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图(宗地图)，征地勘测图件、规划红线图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图，每幢建筑物每层平面图和正、背立面图纸，规划总平面图和现状总平面图等； (四)房地产产权登记过程中形成的各种文件材料，包括房地产测绘申请委托书、权属登记申请书、确权认定书、勘测调查申请表、墙界表、房屋土地面积测绘成果、注销清单、房地产完税凭证、门牌号码使用证明、四邻签字后的地籍调查表及相关证明材料； (五)其他相关资料。 第十条房地产建设工程档案除将项目立项申报文件、批复、用地批准文件、建设用地规划许可证、规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证和年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复等原件归入权属档案外，其复制件与下列资料一并归入建设工程(含大中修项目)档案： (一)工程合同及开、竣工报告； (二)竣工预(决)算； (三)图纸会审纪录； (四)工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)； (五)隐蔽工程验收签证； (六)沉降观察记录； (七)竣工验收证明书； (八)钢材、水泥等主要材料的质量保证书，新材料、构配件的鉴定合格证书，砂浆、混凝土试块试压报告，供水供暖试压报告； (九)水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书； (十)竣工图(包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线全套图纸)及设备技术说明书； (十一)地质勘察报告； (十--)工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料； (十三)其他相关资料。 第十一条房地产使用管理档案的归档范围包括： (一)办公与业务用房使用管理档案 1、调配申请及批文； 2、调查清理报表、调查方案和措施，调整整合方案及实施情况报告等文件材料； 3、租赁(借)及其他使用协议和租金收入(支)执收凭证等； 4、物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录等； 5、设施设备运行、维修、维护、改造等记录。 (二)住宅使用管理档案 1、住房申请及领导批准意见、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议、集资款缴交凭证； 2、职工住房档案； 3、周转房的装修、制度设立及分配方案； 4、物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告； 5、职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案； 6、住房的各类证明或信函； 7、其他相关材料。 第十二条房地产处置(分)档案的归档范围包括： (一)出售 1、申请、房地产权属证明资料和有关批复文件； 2、售房许可证、评估通知书、作价凭证、出售协议、汇总 表等； 3、购房人身份证明、代理人身份证明、维修基金缴交凭证、 授权委托书、物业管理协议、购房款、交易及物业管理税费的缴 付凭证和房改房首次上市交易审批手续等； 4、权属变更转移登记资料等。 (二)转让、交换、买卖、调划、划拨等 1、申请、房产证、土地证、有关批准文件和会议纪要； 2、出让、转让、交换、买卖、调划、划拨、接收、捐赠协 议及公证书、契税交付凭证、企(事)业单位法人代码证书； 3、房地产清单、交接协议、总平面图、每栋建筑物平面图 及涉及权属变更转移等资料； 4、其他相关材料。 第三章房地产档案的管理 第十三条各部门、各单位在主管部门的指导下，对归档的房地产文件材料应当及时进行登记、整理、分类、编目、划分密级、编制检索工具。 第十四条每件(宗)房地产档案应一式两套(含原件卷)，由各部门、各单位审查后，按年度报主管部门立卷归档。主管部门审核验收后，将部分建设工程档案和使用管理档案复制卷退还各部门、各单位自存，同时注明原件存放处并签章。任何单位或个人都不得将房地产档案材料据为己有或者拒不归档。国家规定不得归档的材料，禁止归档。 第十五条归档的有关房地产文件材料，应当是原件；原件已存当地城建档案馆、权属登记部门或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须内容完整、清晰、齐全，并与原件校对，注明校对日期、校对人和“与原件一致”字样，加盖原件存放处印鉴。 第十六条房地产档案归档应符合下列要求： (一)权属档案和房地产处置(分)档案可合并立档，并按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档； (二)建设工程档案、使用管理档案按照国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／Tll822—2000)归档； (三)除纸质档案外，有条件的还应保存缩微品及电子文件； (四)归档的房地产档案，应当做到书写材料符合耐久性要求，字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保管的要求； (五)权属档案和房地产处置(分)档案应当以丘(处、宗)为单元建档。丘号的编写按照国家《房产测量规范》标准执行；建设档案和使用管理档案以每幢建筑物为单元建档； (六)整理程序： (1)做好整理前除虫，消毒工作，去掉装订金属物，修补破损文件材料，以保证档案的安全； (2)卷内文件材料排列顺序：管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列；科技文件材料的排列应文字在前，图样在后。 (3)案卷内材料折叠，装订方法： ①卷内文件材料要折叠为统一幅面，幅面一般采用国际标准A4型(297mm X 210mm)；图样折叠时标题栏露在右下角。 ②案卷可采用装订和不装订两种形式。单份装订与不装订的案卷，应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。 (4)编写案卷内材料页号： ①案卷内文件材料均以有书写内容的页面编号。 ②页号编写位置：单面书写的文件材料在其右下角编写页号。双面书写文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。 ③案卷内文件材料页号从001开始，采用打号机打号，要求做到不重号，不漏号。 卷内目录和卷内备考表不编写页号。 (5)案卷封面的编制： ①案卷封面印制在卷盒的正面。 ②案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。 ③立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门；起止日期填写案卷内文件材料形成的起止日期；保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的期限。 (七)在房地产档案归档中，应以权属档案和房地产处置(分)档案为核心，建立健全房地产档案。 主管部门及有关单位应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止房地产权属档案的散失、泄密；定期对房地产权属档案的密级进行审查，根据有关规定，及时调整密级。 第十七条各部门、各单位以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案、房地产处置(分)档案，并在国家法律规定的期限内完成归档，每年三月底前向主管部门报送上年度档案。 使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案和使用管理档案。 建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。 第十八条房地产档案与现状不符或不完备的，主管部门应组织力量补制，及时变更档案，以确保房地产权属档案与房地产权属现状的一致性。 第十九条权属档案和房地产处置档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由主管部门根据实际情况设定。 第二十条属永久保存的房地产档案应当妥善保存。对定期保管的档案要进行检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁房地产权属档案。 对失去保存价值档案的销毁，需由主管部门统一组织集体销毁，档案销毁后应保存销毁清单。 第四章房地产档案的利用及其他 第二十一条主管部门及有关部门应当充分利用现有的房地产档案，及时为省委省政府决策和省直房地产权属登记、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。 第二十二条各部门、各单位对自用房地产档案有优先利用权，但查阅、抄录和复制房地产档案材料应当履行审批手续，并登记备案。 涉及军事机密和其他保密的房地产权属档案，以及向境外团体和个人提供的房地产权属档案应当按照国家安全、保密等有关规定保管和利用。 其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，须经主管部门同意。 第二十三条各部门、各单位应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。 主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。 第二十四条各部门、各单位在主管部门的统一组织下，逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。 第二十五条主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位或个人，应当给予表彰和奖励。 第二十六条违反本办法，有下列行为之一的，由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员和其他责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各部门、各单位应依法及时作出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法查处。 (一)无故延期或者不按规定收集、保存、移交房地产档案的； (二)涂改、伪造、倒卖房地产档案的； (三)房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的； (四)其他违反档案管理规定的行为。 第二十七条本办法自印发之日起施行。 |
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